เทคโนโลยีสารสนเทศและการให้คำปรึกษาทางธุรกิจ

วันพุธที่ 18 กันยายน พ.ศ. 2556

O’brienได้ให้นิยามไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการผลิต หมายถึง ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้สนับสนุนหน้าที่งานด้านการผลิตและดำเนินงาน ตลอดตนกิจกรรมที่มีความเกี่ยวข้องกับการวางแผน การควบคุมกระบวนการผลิตและการจัดระบบการผลิตของธุรกิจ โดยจำเป็นจะต้องมีการประมวลผลธุรกรรมด้านการผลิตและดำเนินงาน
Laudon and Laudonได้ให้นิยามไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการผลิต หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้สนับสนุนกิจกรรมด้านการผลิตสินค้าหรือบริการ เช่น การวางแผนการผลิต การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์การผลิต เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการผลิตในส่วนของการจัดหา การจัดเก็บ และการดำรงวัตถุดิบในการผลิต ซึ่งสามารถจำแนกระบบย่อยออกเป็น 3 ประเภท คือ
ประเภทที่ 1 ระบบในกลยุทธ์ มีความเกี่ยวข้องกับเป้าหมายการผลิตในระยะยาว
ประเภทที่ 2 ระบบในระดับบริหารหรือกลวิธี มีความเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และติดตามดูแลต้นทุนและทรัพยากรการผลิต
ประเภทที่ 3 ระบบในระดับปฏิบัติการ มีความเกี่ยวข้องกับงานขั้นพื้นฐานของการผลิต

การจัดการการผลิตและดำเนินงาน
การผลิตและดำเนินงาน คือ กิจกรรมหลักกิจกรรมหนึ่ง ซึ่งอยู่ภายใต้โซ่คุณค่าขององค์การ ซึ่งถือเป็นกระบวนการการสร้างมูลค่าให้กับการแปรรูปปัจจัยการผลิตให้เป็นผลิตภัณฑ์อันทรงคุณค่า ส่งตรงถึงมือลูกค้าหรือบริโภค และมีส่วนผลักดันให้การดำเนินงานด้านการตลาด อีกทั้งยังมีการตอบสนองเป้าหมายสำคัญทางการผลิต
1. แนวคิดและความหมาย
การผลิตและดำเนินงาน คือ การนำทรัพยากรต่าง ๆ ทั้งด้านแรงงาน เงินทุน เครื่องจักร เทคโนโลยี วิธีการ วัตถุดิบ ความต้องการของตลาด การจัดการและเวลา ซึ่งรวมเรียกว่า ปัจจัยการผลิต
กระบวนการผลิต คือ กิจกรรมการแปรรูป และเพิ่มมูลค่าให้กับปัจจัยการผลิต เพื่อเข้าสู่รูปแบบของสินค้าหรือบริการซึ่งพร้อมส่งมอบให้ลูกค้า และในแต่ละกระบวนการผลิตจะประกอบด้วยกระบวนการผลิตย่อยหลายกระบวนการ ซึ่งมีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์
จากทั้ง 2 ความหมาย กระบวนการผลิต เป็นส่วนหนึ่งของการผลิตและดำเนินงาน เพราะปัจจัยการผลิต คือ สิ่งรับเข้า กระบวนการผลิต คือ การประมวลผล และผลิตภัณฑ์ คือ สิ่งส่งออก ซึ่งสื่อถึงความหมายของกระบวนการผลิต
2. วิวัฒนาการผลิต
ในระยะเริ่มต้น ธุรกิจส่วนใหญ่ดำเนินการผลิตบนพื้นฐานการผลิตเก็บเป็นสินค้าคงคลัง ซึ่งมีจุดเน้นด้านการผลิตสินค้าปริมาณมากและขายสินค้าผ่านเครือข่ายของช่องทางการตลาดหลากหลานรูปแบบ ในเวลาต่อมาจึงได้เปลี่ยนวิธีการผลิตโดยนำแนวคิดของระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดีมาใช้ และใช้วิธีการผลิตแบบตามคำสั่ง หรือวิธีการประกอบสินค้าตามคำสั่ง เพื่อรองรับงานด้านการเปลี่ยนแปลงคำสั่งผลิตจากลูกค้าที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน
3. กลยุทธ์การผลิตและดำเนินงาน
กลยุทธ์ที่ 1 การผลิตเก็บเป็นสินค้าคงคลัง เพื่อเก็บสินค้าคงคลังที่พร้อมส่งมอบให้แก่ลูกค้าทันที เหมาะกับการผลิตสินค้ามาตรฐานที่มีการผลิตในปริมาณมาก ธุรกิจจะต้องมีการพยากรณ์การขายได้อย่างแม่นยำ
กลยุทธ์ที่ 2 การผลิตตามคำสั่ง เป็นการผลิตตามความต้องการของลูกค้าโดยผลิตเป็นล็อตในปริมาณน้อย และมีความยืดหยุ่นสูงในการปฏิบัติหน้าที่
กลยุทธ์ที่ 3 การประกอบสินค้าตามคำสั่ง เป็นการประกอบชิ้นส่วนมาตรฐานตามข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ที่ระบุไว้ในคำสั่งซื้อของลูกค้า และนำมาซึ่งความได้เปรียบทางการแข่งขัน
4.หน้าที่ทางการผลิตและดำเนินงาน
จัดแบ่งหน้าที่เป็น 2 ด้าน คือ หน้าที่ด้านการผลิต ซึ่งเน้นความพึงพอใจของลูกค้าในสินค้าหรือบริการของธุรกิจเป็นหลัก และอีกหน้าที่หนึ่ง คือ หน้าที่ด้านโรงงาน ซึ่งเน้นความสามารถด้านการรองรับปริมาณการผลิตที่เพิ่มขึ้นในอนาคต โดยจัดแบ่งหน้าที่การผลิตได้ ดังนี้
4.1 การวางแผนและพัฒนาผลิตภัณฑ์ เพื่อช่วยหาคำตอบว่าจะผลิตอะไร จำนวนเท่าไร ผลิตอย่างไร
4.2 การออกแบบกระบวนการผลิต เพื่อให้ได้กระบวนการผลิตที่เหมาะสมกับความต้องการผลิตภัณฑ์ของลูกค้า
4.3 การวางแผนทำเลที่ตั้งโรงงาน เพื่อสร้างความได้เปรียบทางการผลิตในส่วนลดต้นทุน กานขนส่ง และการรักษาคุณภาพของวัสดุ
4.4. การวางแผนการผลิตและดำเนินงาน เพื่อระบุวันผลิตและส่งมอบสินค้า
4.5 การจัดการวัสดุและสินค้าคงเหลือ โดยเลือกระบบการจัดการวัสดุและสินค้าคงเหลือที่ดี มีประสิทธิภาพ ตลอดจนมีการจัดการงานระหว่างทำ
4.6 การควบคุมคุณภาพสินค้า ให้อยู่ในเกณฑ์ที่กำหนดไว้
4.7 การลดต้นทุนการผลิต โดยทำการค้นหาวิธีการ หรือแนวคิดใด ๆ ซึ่งสามารถนำมาใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายของการลดต้นทุนการผลิตสินค้าหรือบริการที่มีผลต่อธุรกิจ
4.8 การขจัดความสูญเปล่า โดยจะต้องออกแบบและดำเนินการตามาตรการที่จะลดความสูญเปล่าในโรงงานหรือในการดำเนินงานของธุรกิจ เช่น การลดระดับสินค้าคงคลังหรือวัสดุคงคลัง
4.9 ความปลอดภัยในโรงงาน โดยสร้างระบบรักษาความปลอดภัยในโรงงาน ซึ่งสามารถช่วยลดอุบัติเหตุได้ เช่น ISO 14000 และ ISO 18000 เป็นต้น
4.10 การเพิ่มผลิตภาพทางการผลิต โดยการแสวงหาวิธีการเพิ่มผลผลิตในโรงงาน รวมทั้งการเพิ่มมูลค่าของผลิตภัณฑ์ ซึ่งอาจใช้วิธีการขจัดความสูญเปล่าเข้าช่วย
4.11 การบำรุงรักษา โดยมีการบำรุงรักษาการแปรรูปผลผลิตให้คงไว้
4.12 การประสานงานกับหน่วยงานอื่น เพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันกับหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์การ ปัจจุบัน ได้มีการนำแนวคิดด้านการจัดการโซ่อุปทานมาใช้ เพื่อธุรกิจสามารถผลิตสินค้าหรือบริการได้อย่างสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า
5. การจัดการโซ่อุปทานและโลจิสติกส์
ฐาปนา บุญหล้า ได้นิยามความหมายของ การจัดการโซ่อุปทานและการจัดการโลจิสติกส์ ไว้ดังนี้
การจัดการโซ่อุปทาน หมายถึง การกำหนดกระบวนการบูรณาการด้านการวางแผน การจัดหา การผลิต การจัดส่ง และการคืนสินค้า โดนเริ่มตั้งแต่ผู้ขายทุกระดับจนถึงผู้ซื้อทุกระดับ ตลอดจนวางแผนแนวทางด้านกลยุทธ์การปฏิบัติการขององค์การ การจัดการโลจิสติกส์ ถือเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโซ่อุปทาน คือ การวางแผน การปฏิบัติการและการควบคุมอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมุ่งเน้นประสิทธิผลการไหลของสินค้า การจัดเก็บสินค้า การบริการและสารสนเทศ เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า
6. ระบบการผลิตยุคใหม่
6.1 ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดีคือ แนวคิดทางการผลิตที่เกิดขึ้นในประเทศญี่ปุ่นของระบบการผลิตแบบโตโยต้า หลักสำคัญ คือ ผลิตในจำนวนเท่าที่ต้องการและมีการควบคุมสินค้าคงเหลือให้เหลือน้อยที่สุด โครงสร้างของระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี มีดังนี้
6.1.1 กรรมวิธีการผลิต 3 ประการ คือ
1. การปรับเรียบการผลิต คือ การผลิตเป็นล็อตเล็ก ๆ
2. การออกแบบวิธีการและเครื่องมือการผลิต
3.สร้างมาตรฐานงาน และควบคุมให้เสร็จตามเวลามาตรฐาน ณ รอบการผลิตหนึ่ง
6.1.2 ระบบข้อมูลผลิต มีการนำแผ่นป้ายกำบังมาใช้สำหรับการสื่อสาร ระหว่างหน้าที่งานภายในโรงงาน ดังนั้น ทุก ๆ กระบวนการผลิตจึงใช้อัตราความเร็วของงานเท่ากันและใช้ระบบดึง คือ หน่วยงานหลังดึงชิ้นงานจากหน่วยงานหน้าเพื่อนำมาประกอบต่อ ส่วนหน่วยงานหน้าจะผลิตชิ้นส่วนทดแทนในจำนวนเท่ากับจำนวนชิ้นงานที่ถูกดึงไป ในส่วนผลที่ได้รับในการประยุกต์ใช้ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี คือ การเพิ่มคุณภาพสินค้าและลดของเสียระหว่างการผลิตให้น้อยลง
6.2 ระบบการผลิตแบบลีนเป็นระบบการผลิตที่ได้รับการยอมรับทั่วโลก ทำให้เกิดมาตรฐานการผลิตที่มีประสิทธิภาพสูง และมุ่งขจัดความสูญเปล่า ทั้งด้านคุณภาพ ราคา การจัดส่งสินค้าและการบริการแก่ลูกค้า นิพนธ์ บัวแก้ว ได้ระบุหลักการของลีน 5ข้อ ดังนี้
6.2.1 การระบุคุณค่าของสินค้าและบริการ โดยอาจใช้วิธีการเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ของธุรกิจกับผลิตภัณฑ์ของคู่แข่งภายใต้มุมมองของลูกค้า
6.2.2 การแสดงสายธารคุณค่า โดยมีการจัดทำผังแห่งคุณค่าซึ่งระบุถึงกิจกรรมที่ต้องทำ
6.2.3 การทำให้เกิดการไหลของคุณค่าอย่างต่อเนื่อง มุ่งเน้นที่จะให้สายการผลิตสามารถปฏิบัติงานได้อย่างสม่ำเสมอ โดยปราศจากอุปสรรคขัดขวาง โดยใช้หลักการไหลของงานอย่างต่อเนื่อง
6.2.4 การให้ลูกค้าเป็นผู้ดึงคุณค่าจากกระบวนการ คือ จะทำการผลิตก่อต่อเมื่อลูกค้าเกิดความต้องการสินค้านั้น และในปริมาณที่ลูกค้าต้องการ
6.2.5 การสร้างคุณค่า และกำจัดความสูญเปล่าอย่างต่อเนื่อง มุ่งมั่นด้านการเพิ่มคุณค่าให้สินค้าและบริการอย่างต่อเนื่อง ตลอดจนค้นพบความสูญเปล่าและขจัดให้หมดไป

สารสนเทศทางการผลิต
1. แนวคิดและความหมาย
สารสนเทศทางการผลิต คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการประมวลผลของระบบสารสนเทศทางการผลิต ซึ่งต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ
2. การจำแนกประเภท
2.1 สารสนเทศเชิงปฏิบัติการคือ สารสนเทศที่ได้จากการดำเนินการผลิต
2.1.1 สารสนเทศด้านการดำเนินการผลิต
2.1.2 สารสนเทศด้านควบคุมคุณภาพ
2.1.3 สารสนเทศด้านการแก้ปัญหา
2.2 สารสนเทศเชิงบริหารคือ สารสนเทศที่ใช้สนับสนุนการวางแผนและจัดการผลิต
2.2.1 สารสนเทศด้านการออกแบบการผลิต
2.2.2 สารสนเทศด้านการวางแผนการผลิต
2.2.3 สารสนเทศด้านการจัดการโลจิสติกส์
2.2.4 สารสนเทศด้านการควบคุมการผลิต
2.3 สารสนเทศภายนอกองค์การคือ สารสนเทศที่ได้จากกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูลจากภายนอกองค์การ2.3.1 สารสนเทศด้านผู้ขายวัสดุ
2.3.2 สารสนเทศด้านผู้ขนส่งวัสดุ

กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ

1. ระบบออกแบบการผลิตคือระบบที่มุ่งเน้นถึงหน้าที่ด้านการออกแบบในส่วนของผลิตภัณฑ์และระบบการผลิต
1.1 การออกแบบผลิตภัณฑ์คือ การกำหนดรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ ทั้งในส่วนของการปรับปรุงผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่เดิมให้ดีขึ้น และสร้างนวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์ใหม่ เพื่อค้นหาความต้องการของลูกค้า และพัฒนาให้สอดคล้องกับความต้องการชองลูกค้า
1.2 การออกแบบระบบการผลิตมุ่งเน้นถึงการลดต้นทุนการผลิตและเพิ่มคุณค่าของผลผลิต เพื่อการสนองตอบกลยุทธ์ด้านความพึงพอใจของลูกค้าในระยะยาว
2. ระบบวางแผนการผลิต
2.1 การวางแผนการผลิตรวมคือ การวางแผนอัตราการผลิต ปริมาณแรงงาน และการจัดเก็บคลังสินค้า โดยพิจารณาจากอุปสงค์ หรือความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก ซึ่งหากเป็นแผนการผลิตรวมของธุรกิจบริการมักเรียกว่า แผนพนักงาน
2.2. การจัดตารางการผลิตเป็นการวางแผนระยะสั้นที่สอดคล้องกับแผนการผลิตรวม โดยคำนึงถึงการใช้กำลังการผลิตอย่างคุ้มค่าภายใต้ข้อจำกัดในการผลิต ซึ่ทำให้ธุรกิจทราบถึงปริมาณงานการผลิตในแต่ละสัปดาห์
2.3 การวางแผนความต้องการวัสดุคือ การจัดการวัสดุคงคลัง ที่ความต้องการวัสดุนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการวัสดุอื่นที่มีความเกี่ยวข้อง รวมทั้งตารางการขนส่งวัตถุดิบ
2.4 การวางแผนทรัพยากรการผลิตโดยมุ่งเน้นการจัดสรรทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการผลิตโดยตรง เช่น วัสดุ แรงงาน และค่าใช้จ่ายโรงงาน
3. ระบบจัดการโลจิสติกส์
3.1 โลจิสติกส์ขาเข้าคือ องค์การผู้ซื้อวัสดุและองค์การผู้ขายวัสดุ ซึ่งใช้สนับสนุนกิจกรรมภายในโซ่คุณค่าขององค์การในส่วนต่าง ๆ ดังนี้
3.1.1 การจัดหาวัสดุ
3.1.2 การตรวจรับวัสดุ
3.1.3 การควบคุมวัสดุ
3.2 การจัดการสินค้าคงเหลือคือ การกำหนดถึงปริมาณของสินค้าคงเหลือ อาจอยู่ในลักษณะของวัสดุหรือวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต ชิ้นส่วนการผลิต งานระหว่างทำ ตลอดจนสินค้าสำเร็จรูป
4. ระบบดำเนินงานการผลิตมุ่งเน้นถึงการผลิตามกระบวนการผลิตและตามแผนการผลิตในส่วนต่าง ๆ ที่วางไว้ นอกจากนี้ ระบบดำเนินการผลิตในปัจจุบัน ยังมีการพัฒนาเทคโนโลยีการผลิตหลากหลายรูปแบบ สำหรับช่วยสนับสนุนกิจกรรมของระบบการดำเนินการผลิตในส่วนต่าง ๆ เช่น การคอมพิวเตอร์ช่วยผลิต การผลิตแบบผสมผสานด้วยคอมพิวเตอร์ และการผลิตแบบยืดหยุ่น
5. ระบบควบคุมการผลิตจะเน้นถึงการควบคุมให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ โดยใช้สารสนเทศทางการผลิตบางส่วน เช่น คำสั่งซื้อของลูกค้า รวมทั้งสถานภาพทางการผลิตของแต่ละสถานีการผลิต เพื่อตรวจสอบดูความก้าวหน้าของการผลิตให้เป็นไปตามแผนมากที่สุด
5.1 การควบคุมปฏิบัติการการผลิต
5.2 การควบคุมคุณภาพ
5.3 การควบคุมต้นทุน
5.4 การบำรุงรักษา

เทคโนโลยีทางการผลิต
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการผลิตมี 10 ข้อ คือ
1. โปรแกรมสำเร็จรูปทางการผลิต
2. การใช้หุ่นยนต์
3. การใช้รหัสแท่ง
4. การใช้อินเตอร์เน็ต
5. การออกแบบใช้คอมพิวเตอร์ช่วย
6. การผลิตใช้คอมพิวเตอร์ช่วย
7. ระบบการผลิตแบบยืดหยุ่น8. การผลิตแบบผสมผสานด้วยคอมพิวเตอร์
9. ระบบบูรณาการทางการผลิต
10. ระบบสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ที่มาเนื้อหา http://kayfreedomman.blogspot.com/2012/09/6_28.html

การจัดการโลจิสติกส์

โลจิสติกส์ คือ อะไร ?

มีการพูดถึงกันมาก ถึงคำว่า "ระบบโลจิสติกส์" เรามาทำความรู้จักกับระบบโลจิสติกส์กันดีกว่า

ระบบโลจิสติกส์เกี่ยวข้องกับกิจกรรมมากมายหลายด้าน ดังนั้นหากเข้าใจว่า โลจิสติกส์ ก็คือ การขนส่งนั้น ต้องบอกว่า

เป็นการเข้าใจที่ไม่ถูกต้องครบถ้วน (ถูกเป็นบางส่วน) เนื่องจากงานด้านโลจิสติกส์ครอบคลุมกว้างขวาง โดยมีทั่ง… งานด้านการจัดซื้อ งานคลังสินค้า งานเทคโนโลยีสารสนเทศ ฯลฯ

โลจิสติกส์ไม่ใช่เรื่องการขนส่งอย่างเดียว แต่การขนส่ง เป็นเพียงกิจกรรมส่วนหนึ่งของกิจกรรมในระบบโลจิสติกส์

ซึ่งมีขอบเขตของกิจกรรมตั่งแต่การจัดซื้อจัดหา การผลิต การจัดเก็บ สินค้าคงคลัง การขนส่ง รวมไปถึงการกำจัดของเสีย

และเทคโนโลยีสารสนเทศ

"การบริหารโลจิสติกส์ คือ การวางแผน การดำเนินงาน และการประสานงาน การดำเนินงานในกิจกรรมต่างๆ ที่มุ่งบรรลุผลในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า โดยการนำเสนอบริการและคุณภาพในระดับที่เหนือกว่าต้วยต้นทุนการดำเนินงานที่สามารถแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพ"

แล้วโลจิสติกส์สำคัญอย่างไร

สหรัฐอเมริกา ประเทศยักษ์ใหญ่ทั้งด้านเศรษฐกิจ และการเมือง อาจจะกล่าวได้ว่าแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของโลก

ดูจากการเปลี่ยนแปลงของอเมริกาก็ว่าได้ สหรัฐอเริกามีการพัฒนาระบบโลจิสติกส์อย่างต่อเนือง และมีความก้าวหน้า

เป็นอย่างมาก แต่ส่วนใหญ่เป็นการขับเคลื่อนโดยภาคธุรกิจเป็นหลัก เนื่องจากมีการแข่งขันอย่างรุนแรงในการลดต้นทุน

โดยเฉพาะการพัฒนาเทคโนโลยีที่ทันสมัย และมีการสร้างความร่วมมือกันในโซ่อุปทานโดยใช้การบริหาร

นอกจากนี้ ภาคธุรกิจยังมีความตื่นตัวในการจัดระบบฐานข้อมูลโลจิสติกส์เพื่อการวิเคราะห์ต้นทุนที่แท้จริง และที่ผ่านมาภาครัฐได้ออกกฎหมายควบคุมดูแลอย่างใกล้ชิด เพื่อให้เกิดการแข่งขันอย่างเสรี จากการพัฒนาดังกล่าว ทำให้ต้นทุนโลจิสติกส์ของสหรัฐฯ ลดลงอย่างต่อเนือง (จากประมาณร้อยละ 16 ของ GDP ในปี 1981 ลงมาเหลือร้อยละ 9.5 ในปี 2001) และจากการลดต้นทุนดังกล่าวทำให้เกิดทฤษฎี
ประมาณว่าในระดับธุรกิจนั้น พบว่าหากบริษัทสามารถลดต้นทุนการขนส่งได้ร้อยละ 1 แล้วจะสามารถทำให้ส่วนแบ่งการตลาดเพิ่มขึ้นถึงร้อยละ 5

และหากประเทศหนึ่งๆ สามารถลดต้นทุนการขนส่งร้อยละ 10 แล้วจะสามารถเพิ่มการค้ารวม (ภายในและส่งออก) ได้ถึง ร้อยละ 20
สำหรับประเทศกำลังพัฒนาในเอเชียบางประเทศนั้นจะสามารถเพิ่มมูลค่า GDP ได้ถึงร้อยละ 1.5-2.0 หากประเทศนั้น

สามารถ ลดต้นทุนโลจิสติกส์ได้ถึงร้อยละ 15-20

เพิ่มเติม
ความหมายของ Logistics

การจัดลำเลียงสินค้าเพื่อให้เกิดค่าใช้จ่ายโดยรวมในการกระจายสินค้าต่ำที่สุด โลจิสติกส์เกี่ยวข้องตั้งแต่กระบวนการจัดหาวัตถุดิบและไปสิ้นสุด ณ จุดที่มีการบริโภคสินค้านั้น หรือในอีกความหมายหนึ่ง โลจิสติกส์เป็นกระบวนการในการจัดการวางแผน จัดสายงานและควบคุมกิจกรรมทั้งในส่วนที่มีการเคลื่อนย้ายและไม่มีการเคลื่อนย้ายในการอำนวยความสะดวกของกระบวนการไหลของสินค้า ตั้งแต่จุดเริ่มจัดหาวัตถุดิบไปถึงจุดที่มีการบริโภคโลจิสติกส์ ประกอบด้วย กิจกรรมต่างๆ 2 ลักษณะ คือ กิจกรรมหลักและกิจกรรมสนับสนุน

กิจกรรมหลักในกระบวนการไหลของสินค้าตามแนวคิดของโลจิสติกส์ คือ กิจกรรมที่มีความสำคัญและมีผลกระทบต่อต้นทุนและการให้บริการของสินค้ามากที่สุด ประกอบด้วยกิจกรรมหลัก 3 กิจกรรมด้วยกัน คือ
- การขนส่ง
- การสินค้าคงคลัง
- กระบวนการสั่งซื้อ

กิจกรรมสนับสนุนในกระบวนการไหลของสินค้าตามแนวคิดของโลจิสติกส์ คือ กิจกรรมที่มีส่วนในกระบวนการกระจายสินค้า และเป็นกิจกรรมที่สนับสนุนให้งานของกิจกรรมหลักดำเนินไปได้สะดวก ได้แก่
- การจัดการด้านโกดัง
- การยกขนการหีบห่อ
- การจัดซื้อจัดหา
- การจัดตารางผลิตภัณฑ์
- การจัดการด้านข้อมูล

ที่มาเนื้อหา : http://blog.eduzones.com/logist/110

http://www.youtube.com/watch?v=kQ-2F4LVSbY

ระบบสารสนเทศทางการผลิต

ที่มาเนื้อหา : http://kayfreedomman.blogspot.com/2012/09/6_28.html

http://www.youtube.com/watch?v=aG47O1Ghtxg

กลยุทธ์ธุรกิจ

องค์การควรที่จะคำนึงถึงกลยุทธ์ใน 5 องค์ประกอบหลักๆ ดังนี้ค่ะ
ความสามารถหลักขององค์การหรือความสามารถที่องค์การต้องการจะมี
คำอธิบายความแตกต่างจากคู่แข่งขององค์การ
องค์การอยู่ในอุตสาหกรรมใดหรือกลุ่มอุตสาหกรรมใด
องค์การเตรียมวางแผนในเรื่อง การตลาด การปฏิบัติการ ไอที การเงิน และการพัฒนาองค์การ ตั้งแต่เริ่มต้น
ประเมินแนวโน้มแผนการเงิน ว่าจะวางแผนอย่างไรในอนาคต 3-5 ปีข้างหน้า

1. ความสามารถหลักขององค์การหรือความสามารถที่องค์การต้องการจะมี

ความสามารถหลัก (Core competency) คือ สิ่งที่องค์การสามารถทำได้ดีที่สุด และมีหลักการ 3 ประการได้แก่ 1) ต้องให้ประโยชน์ต่อลูกค้า 2) ยากต่อคู่แข่งที่จะเลียนแบบ และ 3) เป็นความสามารถที่สามารโยกไปสู่สินค้าอื่นๆ หรือตลาดอื่นๆ ได้ดีด้วย

นอกจากนี้ ความสามารถหลักยังมาได้ในหลายรูปแบบด้วยค่ะ เช่น ความสามารถทางเทคนิค ความเชี่ยวชาญ กระบวนการที่น่าเชื่อถือ หรือความสัมพันธ์ที่เหนียวแน่นกับลูกค้าและคู่ค้า รวมทั้งยังรวมไปถึง การพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือวัฒนธรรมองค์กร ได้ด้วย

ตัวอย่างเช่น ซีพีผลิตสินค้าอาหารเกษตรและอาหารสัตว์โดยเฉพาะไก่และกุ้ง ที่มีกระบวนการเลี้ยงดู ผลิต แปรรูป และการตลาดที่เฉพาะเจาะจง ในราคาไม่แพง ยากที่บริษัทอื่นๆ จะเลียนแบบได้ และมีความสัมพันธ์อันดีต่อทั้งภาคราชการและธุรกิจที่แน่นแฟ้น หรือ บริษัทแอ๊ปเปิ้ล ที่มีความสามารถหลักในการพัฒนาผลิตภัณฑ์เทคโนโลยี ที่มีดีไซน์ ใช้งานง่าย และล้ำยุค เช่น คอมพิวเตอร์ McIntosh, IPod, IPhone หรือSouthwest Airline สายการบินต้นทุนต่ำของอเมริกา ที่มีความสามารถหลัก 4 ด้าน ได้แก่ 1) ต้นทุนการจัดการต่อเที่ยวบินที่ต่ำ 2) มีเครือข่ายสนามบินจากจุดหนึ่งไปยังจุดหนึ่งที่ค่าใช้จ่ายการขนถ่ายไม่แพง 3) มีวัฒนธรรมองค์ที่มุ่งให้บริการลูกค้าและการประหยัดต้นทุนเป็นหลัก 4) มีความสามารถในการปล่อยเที่ยวบินได้มากกว่าคู่แข่ง (เครื่องบินอยู่บนอากาศเร็วแค่ไหน ก็มีรายได้เข้ามามากเท่านั้น) เป็นต้น

2. คำอธิบายความแตกต่างจากคู่แข่งขององค์การ

การสร้างความแตกต่าง (Differentiate) ในความหมายของกลยุทธ์การบริหารจัดการ หมายถึง การเป็นที่หนึ่ง เป็นผู้นำ หรือทำอะไรที่ดีที่สุดเหนือกว่าคู่แข่ง ทำอย่างไรให้ลูกค้าพึงพอใจที่จะเลือกเรามากกว่าคู่แข่ง

ซึ่งองค์การจะต้องระดมสมองและลองปรึกษากันดูว่า "อะไร" กันแน่ที่จะช่วยให้องค์การสามารถสร้างความแตกต่างได้เหนือกว่า และอาจจะใช้เวลานานกว่าจะหาเจอนะคะ

ตัวอย่างเช่น ชาเขียวโออิชิ (โออิชิกรีนที) ที่มีรสชาดหวาน มีกลิ่นและรูปแบบการดื่ม (เย็น - ไม่ได้ดื่มแบบชาเขียวร้อนทั่วไป) และบรรจุขวดเป็นเจ้าแรกๆ ของประเทศไทย จักรยานแบบพับได้ ที่สามารถพับใส่ในท้ายรถยนต์ได้ ราคาไม่แพง สร้างความสะดวกแก่ผู้บริโภคที่ต้องการนำจักรยานไปสถานที่ท่องเที่ยวต่างๆ หรือ ทัวร์เที่ยวไทยที่รวมการทำฟัน มาเป็นจุดเด่นและสร้างความแตกต่างแบบสร้างสรรค์ ขายให้แก่นักท่องเที่ยวชาวญี่ปุ่นและเอเชีย ที่ต้องการมาเที่ยวประเทศไทยและจัดให้นักท่องเที่ยวได้มาทำฟันที่มีคุณภาพดี ราคาประหยัด เป็นต้น

3. องค์การอยู่ในอุตสาหกรรมใดหรือกลุ่มอุตสาหกรรมใด

องค์การควรจะกำหนดและจำแนกให้ได้ว่า จะจัดตัวเองอยู่ในกลุ่มอุตสาหกรรมใด (Industry Intension) เช่น อุตสาหกรรมเครื่องเขียน กลุ่มอุตสาหกรรมบริการ ทำเทรนนิ่งและให้คำปรึกษา อุตสาหกรรมซอฟแวร์และไอที อุตสาหกรรมรถยนต์ หรือท่องเที่ยว ซึ่งควรจะจำกัดให้แคบและชัดเจนที่สุด

กลยุทธ์ธุรกิจที่ดีนั้น หากทราบว่าองค์การจัดอยู่ในธุรกิจ/อุตสาหกรรม/กลุ่มอุตสาหกรรมใดแล้ว การวางแผนกลยุทธ์ในเวลาต่อมาจะเป็นเรื่องที่ไม่ยากเลย นอกจากนี้ยังพบว่า องค์การที่มีกลยุทธ์ที่ดี จะสามารถตอบคำถามได้ทันทีว่าตนเองอยู่ในกลุ่มอุตสาหกรรมใด

ตัวอย่างเช่น องค์การอยู่ในกลุ่มธุรกิจจัดสวน เน้นเฉพาะในกรุงเทพมหานครและปริมณฑล (กำหนดให้แคบลง) เมื่อแคบลงเช่นนี้ ต่อมาจะสามารถวางแผนกลยุทธ์ธุรกิจในเรื่องของ กลยุทธ์ผู้บริโภค ( เป็น niche มั๊ย, จะเจาะกลุ่มไหน) กลยุทธ์การตั้งราคา (ตามพื้นที่, ตามดีไซน์, หรืออะไร) กลยุทธ์การวางตำแหน่งองค์การ (รับจัดสวนอย่างเดียว, รับออกแบบอย่างเดียว, รับออกแบบและจัดสวนให้ด้วย, หรืออื่นๆ) เป็นต้น ดังนั้น ยิ่งกำหนดได้แคบเท่าไหร่ จะช่วยให้สามารถวางแผนในรายละเอียดได้ชัดเจน และทำได้จริงมากขึ้น

4. องค์การเตรียมวางแผนในเรื่อง การตลาด การปฏิบัติการ ไอที การเงิน และการพัฒนาองค์การ ตั้งแต่เริ่มต้น

ซึ่งจะช่วยในการวางแผนเผื่ออนาคตไปได้อีกหลายๆ ปี และช่วยในการสร้างเป็นแผนกลยุทธ์และแผนการดำเนินงานโดยละเอียดได้

การคิดเรื่องนี้ จะช่วยชี้แนะแนวทางการใช้ทรัพยากรและทุน และการคิดวางแผนในแต่ละด้านอย่างละเอียด(และสามารถทำได้จริง) ก็จะช่วยให้ธุรกิจสามารถอยู่รอดได้อย่างมั่นคงท่ามกลางกระแสเศรษฐกิจที่ผันผวนได้เป็นอย่างดี

5. ประเมินแนวโน้มแผนการเงิน ว่าจะวางแผนอย่างไรในอนาคต 3-5 ปีข้างหน้า

ยิ่งถ้ามีหุ้นส่วนเยอะๆ ก็ยิ่งจำเป็นจะต้องวางแผนการใช้จ่ายเงินทุนให้มีประสิทธิภาพสูงที่สุดด้วย

การวางแผนกลยุทธ์ธุรกิจโดยรวม จะต้องคำนึงถึงแผนการเงินประจำปีเอาไว้ด้วย เพื่อควบคุมการใช้จ่ายให้อยู่ภายในงบประมาณที่กำหนด ไม่ใช้จ่ายในสิ่งที่ไม่ได้วางแผนเอาไว้ หรือจ่ายฟุ่มเฟือยในเรื่องอื่นๆ ที่ยังไม่จำเป็นต่อธุรกิจในระยะแรก

ถ้าหากจำเป็นจะต้องมีที่ปรึกษาด้านการเงิน (และบัญชี) ก็ต้องจัดหาบุคคลที่มีความรู้ความสามารถทางด้านนี้โดยตรงที่เข้มงวดและให้คำแนะนำที่ดีได้ หรือจ้างบริษัทที่ปรึกษาทางการเงินมืออาชีพ เพื่อช่วยให้องค์การสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างโปร่งใส สมดุล และอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

วันนี้ เริ่มต้นการวางแผนกลยุทธ์ธุรกิจด้วย 5 องค์ประกอบหลักที่สำคัญสำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นทำธุรกิจ หรือผู้ที่อยากปรับมาตรฐานและยกระดับการบริหารธุรกิจให้เป็นระดับสากลขึ้น

ที่มาข้อมูล www.realresultsmarketing.com

http://www.youtube.com/watch?v=hvqNVHjOpqI

เทคโนโลยีเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

ความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ
เนื่องจากปัจจุบันโลกเราได้กล่าวสู่ยุคแห่งสารสนเทศ ผู้บริหารองค์กรเริ่มตระหนักและให้ความสำคัญ กับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ในองค์กรมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของสารสนเทศทางการตลาด สารสนเทศทางการบัญชี และสารสนเทศทางการบริหารงานบุคลากร เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจ หรือสนับสนุนการปฏิบัติงานขององค์กร
ท่ามกลางสภาวการณ์ทางเศรษฐกิจและสังคม ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว การดำเนินการใด ๆ ขององค์กร จะต้องมีการวิเคราะห์และประเมินสถานการณ์ต่างๆ อย่างใกล้ชิด เพื่อให้องค์กรสามารถปรับตัวให้ทันต่อความเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้น ความเปลี่ยนแปลงดังกล่าว อาจเป็นสิ่งที่อยู่ใกล้ๆ ตัวเรา ซึ่งแบ่งได้เป็น 2 ปัจจัยหลักๆ ได้แก่

ปัจจัยภายนอก
          ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงทางด้านเศรษฐกิจ ด้านการเมือง ด้านเทคโนโลยี ด้านสังคมและวัฒนธรรม ล้วนแล้วแต่มีผลต่อองค์กรเป็นอย่างมาก เช่น การขยายตัวของชุมชน การเปลี่ยนแปลงนโยบายบริหารประเทศของรัฐบาล การปรับเปลี่ยนนโยบายทางเศรษฐกิจ ตลอดจนการเพิ่มขึ้นของจำนวนประชากร รวมถึงการเข้ามาของวัฒนธรรมต่างชาติ ส่งผลให้คนในสังคมหรือในองค์กรต่างๆ ต้องปรับตัวตามความเปลี่ยนแปลงนั้นๆ ที่เกิดขึ้น โดยเฉพาะในองค์กรธุรกิจ ดังนั้น หากองค์กรใดมีระบบสารสนเทศที่ถูกต้อง แม่นยำครบถ้วนและทันต่อเหตุการณ์ ก็จะสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วและถูกต้องกว่า

ปัจจัยภายใน
          นอกจากจะมีปัจจัยต่างๆ จากภายนอกองค์กร ที่เข้ามามีอิทธิพลต่อองค์กรแล้ว ยังมีปัจจัยอื่นๆ ภายในองค์กรที่เราต้องคำนึงถึงด้วย เช่น ปัจจัยด้านบุคลากร (Human Resources) ปัจจัยด้านสารสนเทศ (Information Technology) ปัจจัยด้านการบริหารจัดการ (Management) ปัจจัยด้านบัญชีและการเงิน (Financial/Accounting) ปัจจัยด้านการตลาด (Marketing/Sales) และปัจจัยด้านการวิจัยและพัฒนา (Research & Development) เป็นต้น ซึ่งล้วนแต่มีความสำคัญต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กร เพื่อนำมาปรับปรุงการทำงาน โดยเฉพาะในเรื่องของการจัดการทรัพยากรบุคคล ซึ่งองค์กรต้องยอมรับว่า การที่จะดำเนินงานต่างๆ ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพนั้น จำเป็นต้องพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพเสียก่อน ดังนั้น ระบบสารสนเทศในการบริหารงานด้านบุคลากร จึงเป็นสิ่งที่ผู้บริหารไม่ควรจะละเลย และต้องพยายามส่งเสริมให้มีขึ้นในองค์กรของตน

ระบบสารสนเทศเพื่อการ บริหารทรัพยากรบุคคล
          ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคลโดยทั่วไป เป็นกระบวนการที่รวบรวม จัดเก็บ บำรุงรักษา และนำมาปรับแก้ไขอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ระบบสารสนเทศมีความถูกต้องสมบูรณ์ สามารถนำข้อมูลไปใช้งานด้านต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

          แต่จากการที่การบริหารงานด้านทรัพยากรบุคคล มีการพัฒนาและปรับตัวให้ทันสถานการณ์ของโลกที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ภารกิจใหม่ที่นักบริหารด้านทรัพยากรบุคคล ควรให้ความสนใจยิ่งขึ้น เช่น การวิจัยและพัฒนาทางด้านการพัฒนาทรัพยากรบุคคล เป็นการหาแนวทางเพื่อเพิ่มผลผลิตให้กับองค์กร ซึ่งก็ถือว่ามีความสำคัญ มากต่อการพัฒนาองค์กร อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคล สามารถนำไปใช้งานจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราจึงควรคำนึงถึงองค์ประกอบทางด้านบุคลากร (Human Resources), ด้านสารสนเทศ (Information Technology) และ ด้านการบริหาร (Management) มาประกอบกัน แล้วสร้างเป็น

ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (Human Resources Information System : HRIS)
          ข้อมูลบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็น และมีความสำคัญต่อการบริหารงานในองค์กร ดังนั้น ในแต่ละองค์กรจึงหันมาให้ความสำคัญกับข้อมูลสารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคล มากขึ้น เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในด้านการบริหาร การวาง แผนกำลังคน การพัฒนาและฝึกอบรม ฯลฯ องค์กรจึงหาทางเพื่อปรับปรุงระบบการจัดการแบบใหม่ เข้ามาใช้แทนระบบเดิม ซึ่งเต็มไปด้วยแฟ้มข้อมูล กระดาษ เอกสารต่างๆ มากมาย อีกทั้งยังเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้น เราจึงควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบงานก่อนปฏิบัติงานจริง เพราะระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ นอกจากมีประโยชน์มากในการบริหารงานแล้ว ยังมีโทษมหันต์หากมีผู้แอบนำสารสนเทศไปใช้ใน ทางไม่ถูกต้อง ซึ่งจะทำให้เกิดความเสียหายตามมา ดังนั้น จึงจำเป็นต้องสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาทรัพยากรบุคคลขึ้น เพื่อผลิตฐานข้อมูลไว้คอยสนับสนุนแก่องค์กร และสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งคือ การพัฒนาคุณภาพ ของบุคลากรในองค์กร

โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารข้อมูลบุคลากร
          ซอฟต์แวร์บริหารงานบุคคลที่มีอยู่ในบ้านเรานั้น มีทั้งที่สร้างขึ้นเองภายในประเทศโดยบริษัทคนไทย เช่น PisWin, HRII, HR Enterprise เป็นต้น และบางโปรแกรมได้มีการนำเข้ามาจากต่างประเทศ เช่น PeopleSoft, Oracle, SAP เป็นต้น ทั้งนี้ โปรแกรมที่สร้างขึ้นเองโดยคนไทยนั้น จะมีข้อดีตรงที่เป็นระบบที่ตรงกับความต้องการมากกว่า เพราะได้มีการพัฒนาขึ้นภายใต้เงื่อนไขและสภาพแวดล้อม (Condition & Environment) ในประเทศ ที่ไม่เหมือนกับประเทศอื่น เช่น ในเรื่องของภาษี, การให้สวัสดิการ, ข้อกำหนดทางกฎหมาย เป็นต้น ส่วนโปรแกรมที่นำเข้าจากต่างประเทศ จะเป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการทั่วไปของโลก ซึ่งถ้ามีการนำมาใช้จะต้องนำมาปรับปรุง (Modification) ในบางโมดูล (Module) หรือในบางโมดูลอาจจะใช้ไม่ได้เลย ทำให้ต้องหาโมดูลดังกล่าวจากโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นภายในประเทศ มาประยุกต์ใช้รวมอยู่ด้วย

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบริหารงานบุคคล

          1. ระบบงานวางแผนกำลังคน (Man Power Planning) แสดงให้เห็นถึงความเคลื่อนไหวของอัตรากำลัง, อัตราการเข้า - ออกของบุคลากร
          2. ระบบงานทะเบียนประวัติ (Central Database) ช่วยในการเก็บข้อมูลด้านประวัติส่วนตัวของบุคลากร ประวัติการทำงาน ฯลฯ ซึ่งระบบอื่นๆ สามารถดึงข้อมูลไปใช้ร่วมกันได้
          3. ระบบการตรวจสอบเวลา (Time Attendance) ระบบจะดึงเวลาจากเครื่องรูดบัตร มาเปรียบเทียบกับตารางเวลาทำงานปกติของพนักงาน แล้วรายงานความผิดพลาดที่เกิดขึ้นออกมา เช่น การขาดงาน, การมาสาย, การลา, หรือการทำงานล่วงเวลา เป็นต้น
          4. ระบบงานด้านการคำนวณเงินเดือน (Payroll) ช่วยในการบริหารเงินเดือน ค่าตอบแทน และภาษี โดยที่ระบบจะทำการคำนวณอัตโนมัติ
          5. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluation) ช่วยในการกำหนดมาตรฐานในการประเมินผล ช่วยในการบันทึก คำนวณผลลัพธ์ และสรุปการประเมินผลของบุคลากร ในเรื่องการขึ้นเงินเดือนและการเลื่อนขั้นตำแหน่ง
          6. ระบบงานพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร (Training and Development) เป็นระบบที่ ช่วยในการวางแผนการพัฒนาบุคลากร
          7. ระบบงานสวัสดิการต่างๆ (Welfare) ช่วยในการเก็บบันทึกและบริหารงาน ข้อมูล เกี่ยวกับการจัดสวัสดิการต่างๆ เช่น ค่ารักษาพยาบาล, เงินกู้, การเบิกวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ เป็นต้น
          8. ระบบการสรรหาบุคลากร (Recruitment) เป็นระบบที่บันทึกข้อมูลการสมัครงาน สามารถสร้างแบบฟอร์มการทดสอบ, แบบฟอร์มสำหรับการสัมภาษณ์งานได้ และเมื่อพนักงานผ่านการคัดเลือกแล้ว ก็สามารถโอนข้อมูลเข้าสู่ระบบรวมได้โดยอัตโนมัติ

โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล
          การบริหารทรัพยากรบุคคล ได้เริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นในองค์กร เพราะตระหนักถึงความจำเป็นในการคัดเลือกและการรักษาบุคลากรขององค์กร ที่มีความสำคัญอย่างมากต่อองค์กร เพื่อความได้เปรียบในเชิงแข่งขันกับคู่แข่งในธุรกิจเดียวกัน

          องค์กรแต่ละแห่งได้พยายามที่จะสร้างระบบ HRIS ของตนเองขึ้น โดยมุ่งเพื่อรองรับการทำงานประจำขององค์กร และเป็นระบบที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อนมากนัก แต่การพัฒนาเองดังกล่าว ทำให้ขาดมาตรฐานในการพัฒนา ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหาในระยะยาว โดยเฉพาะเมื่อบุคลากรที่เป็นผู้พัฒนาระบบ พ้นสภาพออกไปจากการเป็นพนักงานขององค์กร ซึ่งบางครั้ง องค์กรจำเป็นต้องทิ้งระบบเดิม เพื่อทำการพัฒนาใหม่ ดังนั้นอีกทางเลือกหนึ่งขององค์กรก็คือ การหาโปรแกรมสำเร็จรูปจากภายนอก

          อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาถึงโปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไป เปรียบเทียบกับแนวคิดของระบบ HRIS ที่ดีจะพบว่า ส่วนใหญ่แล้วยังเป็นระบบที่ยังไม่สมบูรณ์ มีเพียงบางโปรแกรมเท่านั้นที่มีระบบครบถ้วน ซึ่งแน่นอนว่า ย่อมมีราคาแพง โปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไป มักจะเน้นระบบงานด้านทะเบียนประวัติของบุคลากรโดยรวม ระบบการตรวจสอบเวลาทำงาน และระบบการคำนวณเงินเดือนเท่านั้น ซึ่งเป็นระบบที่องค์กรโดยทั่วไปจำเป็นต้องใช้ แต่ระบบในด้านงานพัฒนาบุคลากร, ด้านการจัดสวัสดิการ, ด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน ฯลฯ ยังมีรายละเอียดไม่มากนัก โดยเฉพาะระบบที่มีราคาถูกๆ ผู้บริหารจึงขาดความชัดเจนของข้อมูลที่เพียงพอ ในการที่จะนำไปสรุปวิเคราะห์เพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลประกอบ ในการวางแผนเพื่อการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กรได้อย่างแท้จริง

ปัจจัยที่ควรพิจารณาในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูป

          ความสามารถในการ รองรับงานประจำของ HR
          โปรแกรมสำเร็จรูป ที่นำมาใช้เพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้น โดยทั่วไปแล้ว จะมีระบบที่สนับสนุนงานประจำของ HR อยู่แล้ว ซึ่งจะแยกเป็นแต่ละโมดูล ให้องค์กรสามารถเลือกได้ตามความจำเป็นขององค์กร แต่สิ่งที่พึงพิจารณาก็คือ ความสามารถทำงานประสานกันระหว่างแต่ละโมดูล และสามารถลดเวลาของการทำงานแบบเดิมได้

          ระบบสนับสนุนการ ตัดสินใจของผู้บริหาร
          โปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไป ที่มีราคาถูก จะไม่มีส่วนที่สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร (Executive Information System) ดังนั้น การที่ผู้บริหารต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับ อัตรากำลังคน, อัตราการ Turn Over, ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร, แผนการพัฒนาบุคลากร, การกำหนด Career Path ฯลฯ แล้วระบบสามารถแสดงผลออกมาได้ในทันที อาจจะอยู่ในรูปแบบของรายงาน หรือกราฟ ก็จะทำให้เกิดความสะดวกมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ การที่มีระบบ Work Flow ก็ยิ่งทำให้กระบวนการสื่อสารภายในองค์กร มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น

          ด้านเทคนิคและการบริการ
          โปรแกรมสำเร็จรูปที่ดี จะต้องช่วยลดเวลาในการทำงานแบบเดิมขององค์กรลงได้ ทั้งยังลดจำนวนเอกสารต่างๆ ลงได้ด้วยเช่นกัน ข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน ระบบควรจัดเตรียมไว้ให้ เช่น ทะเบียนจังหวัด, ทะเบียนการวุฒิการศึกษา, ตารางภาษี, ฯลฯ เพื่อผู้ใช้จะได้ไม่เสียเวลากรอก นอกจากนี้ ข้อมูลด้านตัวเลขก็ควรมีการคำนวณอัตโนมัติ เช่น อายุ, อายุงาน โดยระบบควรจะต้องคำนวณให้จนถึง ณ เวลาปัจจุบัน

          นอกจากนี้ ควรที่จะมีโปรแกรมเสริมอื่นๆ เช่น โปรแกรมการสร้างผังองค์กร, โปรแกรมการพิมพ์บัตรพนักงาน, โปรแกรมการออกหนังสือเวียน หรือเอกสารรับรองต่างๆ และต้องมีความยืดหยุ่นต่อเงื่อนไขและนโยบายขององค์กร เช่น เงื่อนไขในการจ่ายค่าตอบแทน, เงื่อนไขในการจ่ายสวัสดิการ ซึ่งในส่วนนี้ โปรแกรมที่ดีจะใช้วิธีการเปิดให้ผู้ใช้กำหนดเงื่อนไขเองได้ ในลักษณะของการเขียนสูตร โดยบริษัทผู้พัฒนาระบบจะต้องมีทีมงานที่คอยให้คำปรึกษาเมื่อจำเป็น

          ประการที่สำคัญที่สุดคือ เรื่องของระบบความปลอดภัยในการเข้าถึงฐานข้อมูล ซึ่งถือเป็นความลับขององค์กร ระบบควรมีการป้องกันข้อมูลโดยการเข้ารหัส และกำหนดระดับการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ เพื่อป้องกันผู้ไม่ประสงค์ดีแอบเข้าไปใช้ข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการสำรองข้อมูลในกรณีเมื่อเกิดความเสียหายกับระบบ

           ด้าน HR Information Center
          สิ่งหนึ่งที่ระบบ HRIS ควรจะมีเพิ่มเติม โดยเฉพาะในองค์กรที่มีระบบเครือข่ายภายใน (Network) เพื่อใช้เป็นช่องทางในการสื่อสาร และให้ข้อมูลกับบุคลากรภายในองค์กร เป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์กรกับบุคลากรในองค์กร โดยที่บุคลากรสามารถรับทราบถึงข้อมูลต่างๆ ที่ควรรู้ได้ตลอดเวลา ในลักษณะของการบริการตนเอง หรือ Employee Service Center (ESC) เช่น

          1. ระเบียบและข้อบังคับใน การปฏิบัติงาน
          2. ข่าวสารใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้อง ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
          3. ปฏิทินกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร
          4. ตารางวันหยุด - วันทำงานขององค์กร
          5. ขั้นตอนการปฏิบัติใน องค์กร เช่น การลาประเภทต่างๆ, ระเบียบเกี่ยวกับการใช้สวัสดิการ, ฯลฯ เป็นต้น
          6. ความรู้เกี่ยวกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง, การติดต่อกับหน่วยงานราชการ, ความรู้ด้านภาษีเงินได้, สิทธิเกี่ยวกับประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทน, ฯลฯ เป็นต้น

บทสรุป
          ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่ง ที่ผู้บริหารควรพิจารณาก่อนตัดสินใจเลือกระบบ HRIS คือต้องแน่ใจว่าระบบดังกล่าว สามารถรองรับการทำงานที่องค์กรต้องการได้ เพราะเวลาที่มีการนำเสนอ ผู้พัฒนาระบบมักจะบอกว่า ระบบของตนทำอย่างนั้นได้ ทำอย่างนี้ได้ แต่มักจะไม่บอกว่า "ทำอย่างไร?" เมื่อติดตั้งระบบแล้ว ผู้ใข้จึงจะพบปัญหา ซึ่งก็อาจจะแก้ไขอะไรไม่ได้แล้ว

          จะเห็นได้ว่าสิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดนั้น เป็นการนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กร และกับบุคลากรขององค์กร เพระเราถือว่า ทรัพยากรบุคคลเป็นสิ่งที่มีคุณค่า ที่จะนำพาองค์กรให้ก้าวหน้า อย่างไรก็ตาม ถึงแม้องค์กรจะมีระบบที่ดีเพียงใดก็ตาม แต่ถ้าบุคลากรภายในองค์กรไม่มีคุณภาพ และการขาดการสนับสนุนจากฝ่ายบริหารแล้ว ระบบที่ดี ก็ไม่สามารถนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้

ที่มา : http://www.e-hrit.com

http://www.youtube.com/watch?v=meSgLfMy1R4